A 12/2018 (II.17.) közgyűlési határozat értelmében az elnök a projekt időszak alatt minden év májusi közgyűlésén beszámol a projekt előrehaladásáról. Minden év novemberében írásos beszámolót küldd ki a mai elnökségi ülésre kiküldött, az ehhez a napirendhez készített előterjesztés struktúráját követve. Az előterjesztés kiküldés előtt 30 nappal megküldi a Felügyelő Bizottságnak megtekintésre és javaslattélre. A Felügyelő Bizottság a megküldéstől számított 10 napon belül visszajelez a beszámolóval kapcsolatban.